비즈니스 이메일, 연애편지처럼 써라!
비즈니스 이메일, 연애편지처럼 써라!
연애편지의 목적은 분명하다. 그녀를 얻기 위한 비급이 총동원된다.
간이나 쓸개 따위는 필요 없다. 모든 걸 주고라도 쟁취하고픈 욕망이 제대로 나열되어 있다.
비즈니스 이메일도 별반 다르지 않다. 당신은 고객에게, 상사에게, 임원에게, 거래처 직원에게
메시지를 작성하며 진심을 배달한다. 상대방의 마음을 얻기 위한 6가지 비밀. 지금 공개한다.
에디터 안재형 일러스트 박하
1 사족은 빼고, 본론만 정확히!
여자친구와의 약속을 부득이하게 어긴 정 대리.
약속 장소에서 1시간 넘게 기다린 여자친구, 전화를 해보지만 묵묵부답이다.
다음 날 이메일로 미안한 마음을 전하기로 한 정 대리.
미안하다는 단어를 반복하기보다 어제 회사에서 급작스런 미팅이 있었고
빠졌을 때 받게 될 불이익에 대해 조목조목 설명했다.
물론 제때 연락하지 못한 점을 사과하고 마지막에 덧붙였다.
“늦은 밤 집에 가는 길에 백화점 쇼윈도에서 네게 어울리는 목걸이를 발견했어.
이 목걸이를 받아 주겠니? 정말 미안해.” 비즈니스의 세계도 별반 다르지 않다.
당신의 메시지와 연관성이 떨어지는 통계 정보나 인터넷에서 쉽게 구할 수 있는 정보는 첨부하지 마라.
상대방은 내용을 부풀린다고 생각한다. 왜, 무엇 때문에 메일을 보냈고 계획이 성사됐을 때 상대방이
얻게 될 이익에 대해 간결하게 전달하라.
2 지구 언어로 작성하라!
오랜만에 소개팅 주선을 받은 박 대리.
좀 더 친근하게 다가간다는 생각으로 그녀의 메신저에 접속했다.
얼굴을 보지 않으니 처음 만났을 때의 서먹한 기운이 한결 부드러워진 느낌이다.
그런데 이를 어째, 박 대리의 메신저 창은 온통 오타 투성이다. 게다가 웬 외국어와 속어,
신세대 용어를 남발하는지. 언제 어디서 다시 만나자는 얘길 꺼내기도 전에 그녀에게 이런 답이 돌아왔다.
“저 지금 무지 바쁜데요. 나중에 얘기하죠.” 그러고는 전화도 메신저도 먹통이었다.
메시지를 작성할 땐 상대방이 이해하기 쉽고 편안해야 한다. 애매모호한 말,
당신이 속한 무리에서 통용되는 말은 절대 금물이다. 연애편지도 그렇지만
비즈니스 이메일도 당신만 아는 언어로 채워져선 안 된다. 당신 이외의 사람에겐 외계 언어일 뿐이다.
지구 언어를 사용하라.
3 알록달록, 꿈속을 걷는구나
오랜 솔로 생활에 머리마저 듬성듬성 빠지고 있는 김 대리.
며칠 전 회사 동료에게 이메일 한 통을 받고 고민 중이다.
소개팅을 해보라며 전달된 소개녀의 사진. 그녀는 알록달록한 하트 속의 바비 인형이 아닌가.
만나야 하는 걸까? 비즈니스 메일 작성에도 쓸데없이 그래픽 이미지 남발하는 사람 꼭 있다.
메시지의 핵심을 정확히 증명하는 자료가 아니라면 오히려 역효과를 유발한다.
물론 메시지를 부각시키기 위한 이미지는 적극 사용하라.
4 바로 보내면 후회할걸
그녀에게 마음을 전하기로 한 안 대리.
예쁜 편지지에 한자 한자 꾹꾹 눌러쓰고 싶었으나 타고난 악필에 좌절한다.
결국 이메일을 선택한 안 대리. 한가한 시간에 보고 또 보며 서너 시간 공들여 메일을 완성했다.
그러곤 바로 발송, 하지만 그녀는 감감무소식이다. 뭐가 잘못된 걸까?
이메일은 작성한 후에 바로 보내지 말고 하루 정도 시간을 들여 다듬어라.
중요한 메시지를 담고 있을수록 정성을 기울여야 한다. 하루 동안 지인과 직장 동료에게 보여주고
조언을 구하라. 단 한 장의 메일에 공 들인 시간이 담겨있다.
절대, 당신의 얕은 지식만으로 상대방에게 메시지를 전달하지 마라.
상대방의 지식 수준에 따라 당신은 서투른 신입이 될 수도 있다.
5 발 없는 메일 천명 본다
이젠 그녀 주변의 친구들을 만나고 싶은 박 대리.
그녀에게 메일을 발송하며 새로 만든 자신의 블로그를 링크시켰다.
며칠 후, 블로그에 전혀 모르는 이름의 댓글이 수두룩하다.
‘오빠, ○○ 잘 부탁해요!’ ‘생각보다 잘생기셨네요. ○○하고 잘 어울려요’
댓글의 이름을 타고 상대방 블로그에 고맙다는 댓글을 남긴 박 대리.
며칠 후, 그녀의 친구들에게 초대됐다. 당신이 보낸 메일은 상대방의 주변인들에게 공유될 수
있다는 걸 기억하자. 하물며 비즈니스 메일은 파급 효과가 크다. 고객에게 보낸 메일이라면
상대방이 관심 있는 주변 친구들에게 그 메일을 전달할 수 있다.
당신에 대해 전혀 모르는 사람들을 위해 회사 정보를 비롯해 좀 더 자세한 내용을
볼 수 있는 인터넷 사이트를 링크하는 여유가 필요하다.
6 밀고 당기기, 언제 누를래?
헤어진 그녀를 다시 만난 윤 대리. 석 달 전 헤어졌지만 그녀의 얼굴을 지울 수 없었다.
다시 만났지만 어색하게 헤어진 그녀.
다시 시작하자는, 언제 어디서 만나자는 얘기를 차마 꺼낼 수 없다.
메일로 마음을 전하려는 윤 대리. 그런데 지금 보내는 게 괜찮은 걸까?
혹시 역효과를 내는 게 아닐까? 보낼 시기, 그거 생각보다 중요하다.
비즈니스맨들은 월요일 오전이 특히 바쁘다.
주말 동안 받은 편지함을 채운 이메일을 정리하며 짜증내기 일쑤다.
오랜 시간 공 들인 당신의 메시지가 스팸 메일과 함께 쌓여있길 바란다면
금요일 저녁에 발송하고 퇴근해 보시지.
이런 실수 절대 하지 마라!
상사나 동료에게 이메일을 보낼 때는 연애편지처럼 쓰라는 것이지 진짜 연애편지를 쓰면 곤란하다.
연애편지는 여자친구에게 써라.
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