내용증명이란 그 우편을 보내는 사람이 그것을 받는 사람에게"어떠한 내용의 의사표시를 언제 발송하였다"는 사실을 우체국에서 공적으로 증명해주는 등기 우편제도(우편법 제10조 제4호)를 말하는것으로,
내용증명은 단지 어떠한 의사의 발송사실과 그 내용을 증명해 줄 뿐이고 자세한 법적 사실은 사법기관의 판단 사항이기 때문에 내용증명을 보냈다는 사실만으로 구체적인 법적 효력이 바로 발생하는 것은 아니다.
즉 우리는 흔히 무슨 무슨 내용의 내용증명우편을 보내면 어떠한 권리가 생긴다거나 혹은 어떠한 사실이 입증된 것으로 오해하는 경우가 있는데 내용증명우편을 발송하였다는 사실만으로 이러한 효력이 발생되는 것은 아니다.
만약 어떠한 계약을 해제, 해지하는 내용이 들어있는 내용증명우편을 발송하였다면,
위 내용증명우편으로 인하여 주장할 수 있는 효력은 그러한 해제, 해지의 의사표시를 상대방에게 하였다는 사실이 증명될 뿐이지,
실제로 그 계약이 적법하게 해제, 해지되었다는 사실까지 입증하는 것은 아니라는 것이다.
다만 상대방이 나는 그러한 계약 해제, 해지의 의사표시를 받은 사실이 없다고 부인하는 경우에 내용증명우편을 증거로 들면서 그러한 의사표시를 했다는 사실을 법원으로부터 인정받을 수 있는 증거능력을 가지게 되는 것뿐이다.
이러한 의사표시는 구두로도 할 수 있지만, 추후 법적인 문제가 제기되었을 때 입증하기 곤란한 경우가 많으므로, 국가기관(우체국)이 공인하는 내용증명이라는 방법을 택하는 것이 바람직하다.
[참고]
내용증명우편은 어떠한 내용의 우편을 보냈다는 사실을 증명할 뿐이므로 상대방이 나는 그러한 편지를 받은 사실이 없다고 부인하는 경우에는 난감한 일이 발생할 수도 있으므로 이러한 경우를 대비키위하여 배달증명우편으로 보내는것도 한 방법이다.
배달증명우편은 말 그대로 상대방(혹은 그가족등)이 언제 이 편지를 수령하였다는 사실까지 입증가능하며,
우체국에서 상대방에게 우편을 배달한 후 그 배달되었음을 증명하는 서류를 발송인에게 보내온다.(배달증명부 내용증명)
2. 사용방법
상대방에게 자신의 의사를 공적으로 표시하고자 할 때 사용하며 이러한 의사표시는 소송의 제기에 앞서 필요한 조치를 다하였다는 증거력을 확보하기 위한 수단이 될 수 있다.
또한 내용증명 발송자체가 향후 법적인 조치를 취할 지도 모른다는 암시를 강하게 가지고 있기 때문에 상대방을 심리적으로 압박하는 효과도 가지고 있다.
그러나, 일반적으로 아무런 사전통보없이 내용증명을 보내는 경우에 상대방이 강한 불쾌감을 가지게 되어 오히려 문제가 복잡해 질 우려가 있으므로,
아직 상대방과 대화로써 해결할 수 있는 단계라면 미리 구두로 양해를 구해두고 최대한 완곡한 표현을 사용하는 것이 바람직하다.
혹시 수차례의 독촉에도 불구하고 의무의 이행을 게을리하는 악질적인 상대방에 대해서는 매우 강경한 표현을 사용하는것이 바람직할 것이다.
3. 작성요령
내용증명의 형식이 특별히 정해진 것은 아니다.
일반적으로 A4용지에 6하원칙에 의거하여 상대방에게 전달하고자 하는 내용을 간단, 명료하게 적어내려가면 된다. 발송인과 수취인의 주소, 성명은 반드시 기재되어야 한다.
다만, 내용증명은 후일 재판에서 승패를 가리는 결정적인 증거가 될 수도 있으므로 필요한 내용을 신중하고도 간단, 명료하게 적는 것이 중요하다.
4. 발송방법
A4용지에 필요한 내용을 기재하고 복사 등을 통하여 3부를 작성한 후,
원본과 복사한 부분을 우체국에 접수창구에 접수시키되,
***만일 문서의 매수가 2매 이상일 경우에는 합철한 부분에 발송인의 인장이나 지장으로 각각 계인하도록 한다.
만일 내용문서 작성도중 문자나 기호를 정정 또는 삭제할 때에는 '정정', '삭제'등의 문자와 그 정정, 삭제된 글자수를 난외의 빈자리나 끝 부분 빈곳에 기재하고 그곳에 발송인의 인장이나 지장을 찍도록 한다.
우체국은 이를 접수 1통은 우체국보관, 1통은 상대방에게 발송, 나머지 1통은 발신인 보관한다.
5. 내용증명을 받은 경우의 대처
만일 예상치 못하였던 내용증명 우편을 받게 되었을 경우에는 당황하거나 기분나쁘게 생각하여 감정적으로 대처하지 말고 해당 내용을 꼼꼼히 검토하도록 한다.
만일 상대방이 주장한 요구사항이 틀렸거나 부당한 경우, 그대로 방치하거나 구두로 항의하면 그대로 묵인한 것으로 간주 될 수 있으므로, 역시 그 답변을 내용증명으로 발송하는 것이 현명한 방법이다.
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